L’art. 4 della L. 300/70 in passato imponeva al datore di lavoro di ottenere l’autorizzazione sindacale o amministrativa per l’utilizzo di qualsiasi dispositivo che potesse, indirettamente e anche solo potenzialmente, consentire un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori.Detto articolo, come riscritto dal DLgs. 151/2015, invece, elimina la necessità di ottenere la citata autorizzazione per la maggior parte dei dispositivi “da lavoro” comunemente utilizzati in azienda (ad es. pc, tablet), anche qualora consentano il controllo a distanza dei dipendenti. La necessità di accordo con le rappresentanze sindacali o l’autorizzazione della DTL permane, tuttavia, per gli strumenti di mero controllo del personale (ad es. telecamere).
Le informazioni ottenute per mezzo degli strumenti da lavoro (per i quali, come detto, non è più necessario alcun tipo di autorizzazione) possono essere utilizzate a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, e quindi anche per finalità disciplinari e di verifica della produttività.
Ciò a condizione che:
– i lavoratori siano stati informati preventivamente e in modo adeguato circa le modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli;
– la raccolta, la conservazione e l’utilizzo dei dati avvengano rigorosamente nel rispetto della normativa sulla privacy.
Le aziende, pertanto, dovranno rivedere le proprie policy e aggiornarle alla luce delle nuove disposizioni.
Il primo passo potrebbe essere la costituzione di un “inventario” degli strumenti aziendali che consentono l’acquisizione di informazioni. Inoltre, si renderà necessario spiegare al personale, in termini comprensibili, quali siano le modalità e le regole d’uso e soprattutto che tipo di controlli possono essere effettuati.